Како написати формални / пословни имејл?

Данас се пословна комуникација најчешће одвија на интернету и то кроз писање имејлова. Постоје нека правила на која би требало да обратимо пажњу када пишемо пословне имејлове.
ПИСАЊЕ НАСЛОВА ИМЕЈЛА – SUBJECT
„Subject“ представља наслов имејла, и ево како би он могао да изгледа:
– „Monday meeting time?“ – овде смо кратко и јасно навели да се садржина имејла односи на састанак којем је потребно одредити време присуствовања.
– „Preparation for the Monday event“ – и ово је добар пример пре свега зато што је концизан и јасно указује на садржину имејла.
Дакле, приликом писања наслова, увек поштујемо два правила – јасноћу и концизност. „Subject“ служи да информише примаоца о садржини имејла и веома је важно да буде написан. У супротном, такав имејл може бити погрешно протумачен, као малициозна пошта, а потом и избрисан.
ПОЗДРАВЉАЊЕ САГОВОРНИКА
На почетку имејла, битно је уважити особу којој га шаљемо, и то одговарајућим поздравом. Наравно, начин на који поздрављамо саговорника такође мора бити формалан јер би у супротном имејл (а и његов пошиљалац) деловао неозбиљно. Одговарајући поздрав би био ословљавање особе именом, на пример:
– „Hello, John“.
Коришћење презимена у комбинацији с титулом је такође добро решење. Пошиљалац може додати испред имена и „Dear“ уколико жели:
– „Dear Mr/Ms/Dr Jonas“.
Уколико, из неког разлога, не знамо име примаоца имејла, можемо написати:
– „To whom it may concern“.
ПИСАЊЕ ИМЕЈЛА
Када пишемо пословну пошту, подразумева се избегавање шала, сленга и популарних емотикона, да би имејл задржао озбиљан тон. Сама порука треба да је кратка и да не одступа од теме. На самом почетку наводимо разлог писања имејла, на пример:
– „I was happy to receive your email concerning…“, или
– „I am writing to make a reservation/confirm my reservation…“
Уколико нешто нарочито желимо да сазнамо, можемо написати:
– „Could you please let me know if…“
Уколико неку информацију желимо да пружимо, можемо написати:
– „Should you have any more questions or doubts, then please feel free to contact us/do not hesitate to contact us. We will be awaiting your confirmation/reply“.
ПОЗДРАВ НА КРАЈУ ИМЕЈЛА
На самом крају потребно је да се представимо и наведемо своје радно место, овако:

Betty Davis

Profesor of English Literature

University of Cambridge

Такође, пожељно је додати и:
– „Sincerely“,
– “Respectfully“, или
– “Best/Kind regards“ испред имена.

Пре слања имејла, проверите да ли има правописних или граматичких грешака. Срећно!

Да ли сте заинтересовани за пословну комуникацију на енглеском? Погледајте e-word.

Аутор текста: Аница Стојковић

Something to Say?

Your email address will not be published.